Tips Mengelola Waktu Anda di Dunia Sibuk Hari Ini

1. SEMUANYA MEMILIKI TEMPAT

Manajemen waktu yang baik berarti diatur memiliki kemampuan untuk menemukan hal-hal dengan cepat. Pastikan bahwa semuanya memiliki tempat dan selalu kembalikan barang ke rumahnya segera setelah Anda selesai menggunakannya. Lingkungan yang jelas akan membantu kepala Anda untuk bebas dari kekacauan juga.

2. MENGATASI DENGAN EMAIL

Email pernah dilihat sebagai yang terbaik sejak irisan roti. Berapa banyak dari kita yang biasanya menunggu dengan antisipasi agar email tiba? Hari-hari ini sebagian besar dari kita takut dan email itu sendiri menjadi semakin stres untuk ditangani. Jadi bagaimana kita menghadapinya?

* Mengatasinya di pagi dan sore saja

* Pastikan Anda menjawab setiap email pada saat itu

* Berikan cukup waktu untuk menangani Email

* Deal, Delegate atau Dump it. Jangan simpan di kotak masuk Anda untuk ditangani nanti. Bertujuan untuk menjaga kotak masuk Anda tetap jelas. Pastikan Anda memiliki folder pribadi untuk berbagai item

* Siapkan email agar secara otomatis dikirim ke folder Anda, yaitu jika Anda memiliki email biasa dari orang yang sama, siapkan aturan untuk memintanya

* Memiliki filter Spam yang efisien

Silakan kunjungi situs web kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang pembicara profesional kami, Debbie Mayo-Smith yang ahli dalam pemasaran dengan email dan mengatasi email yang berlebihan.

3. RENCANA HARI ANDA

Habiskan setidaknya 15 menit setiap pagi untuk merencanakan hari Anda. Lengkapi buku harian Anda, daftar tugas Anda, prioritaskan dan biarkan sejumlah waktu untuk interupsi.

4. FILE HARIAN

Habiskan waktu untuk mengatur sistem pengarsipan. Setelah Anda membaca sesuatu, putuskan apakah Anda akan menyimpannya dan segera memintanya, atau apakah itu akan dibuang begitu saja. Gunakan file yang tertunda dan pastikan file tersebut diperiksa dan dikerjakan setiap hari. Latih pikiran Anda untuk mengingat bahwa setiap lembar kertas akan ditangani satu kali kemudian baik itu diajukan, dipindahkan, dan diajukan, didelegasikan atau dibuang.

5. SIMPLIFY

Penimbunan menciptakan kekacauan dan pemborosan waktu. Lihatlah lingkungan Anda dan lakukan persediaan secara teratur. Jika Anda memiliki barang-barang yang tidak Anda lihat untuk beberapa waktu, pertimbangkan apakah Anda benar-benar perlu mempertahankan ini.

6. TANGGAL TANGGAL

Pastikan bahwa tugas diberikan tanggal jatuh tempo dan selesaikan tugas pada tanggal yang ditentukan.

7. PRIORITASI

Pastikan Anda memberikan semua tugas peringkat prioritas yaitu

Prioritas 1, Mendesak, Minggu, Bulan, Berkelanjutan

Simpan folder dengan judul dan file ini dengan tepat. Tandai dalam buku harian Anda tanggal yang Anda perlukan untuk mengunjungi kembali salah satu folder. Dengan cara ini Anda dapat membersihkan pikiran Anda dari kekacauan karena Anda tahu Anda tidak akan melupakannya.

8. KEBIJAKAN DESAIN JELAS

Usahakan meja Anda tetap bersih. Anda hanya membutuhkan satu baki untuk pekerjaan yang sedang dikerjakan (dalam) dan satu untuk (keluar). Menjaga meja yang bersih akan membantu Anda merasa kurang kewalahan dan lebih memegang kendali. Saat tidak digunakan, lepaskan.

9. LAKUKAN SEKARANG!

Jangan menunda tugas dan proyek. Jika Anda tidak dapat langsung menambahkan item ke perencana tugas Anda dan menetapkan tanggal jatuh tempo. Pastikan Anda menyelesaikan tugas berdasarkan tanggal yang diberikan.

10. HAPUS ATAU KATAKAN TIDAK

Jangan takut untuk mendelegasikan tugas kepada orang lain jika memungkinkan. Beberapa orang percaya hanya mereka yang dapat diandalkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu, tidak jatuh ke dalam perangkap ini. Tidak apa-apa untuk mengatakan tidak kadang-kadang. Jangan mengambil tugas tambahan jika Anda tidak punya waktu.

11. SELALU MEMBAWA A NOTEPAD

Simpan notepad dengan Anda setiap saat dan tuliskan setiap pemikiran yang ingin Anda ingat. Setelah Anda menuliskan ini, Anda dapat melupakannya sampai Anda bertindak atau menuliskannya ke buku harian Anda.

12. WAKTU BATAS DI TELEPON

Jika Anda menerima panggilan dari seseorang yang Anda kenal akan membuat Anda sibuk lebih lama daripada yang dapat Anda luangkan (saya menyebut orang-orang ini Pencuri Waktu), Anda dapat mengatakan bahwa Anda hanya memiliki 5 menit karena Anda memiliki tenggat waktu untuk menyelesaikannya.

13. TIDAK ADA WAKTU TERBALIK

Tidak ada yang suka menunggu dengan penundaan kereta api, janji medis, dll. Mengubah waktu frustasi ini menjadi peluang untuk mengejar bacaan yang Anda tunda, merencanakan minggu depan dan memvisualisasikan tujuan Anda.

14. WAKTU UNTUK DIRI

Selalu jadwalkan waktu untuk diri sendiri.

Sun Tzu Art of War – Mengelola Kekuatan Besar Seperti Kekuatan Kecil

Sun Tzu berkata: Mengelola kekuatan besar bisa serupa dengan mengelola kekuatan kecil. Ini adalah masalah organisasi dan struktur. Untuk mengarahkan dan mengendalikan kekuatan besar dapat serupa dengan mengarahkan dan mengendalikan kekuatan kecil. Ini adalah masalah komunikasi dan formasi.

Babak Lima, Sun Tzu Art of War

Dalam garis-garis ini, Sun Tzu berbicara tentang bagaimana menggunakan kekuatan besar seperti kekuatan kecil. Faktor berikut menentukannya dan mereka adalah:

1) Struktur Organisasi

2) Komunikasi

3) Formasi

Sekarang kita semua tahu bahwa kekuatan besar memiliki kekuatan numerik dan ketika mereka bergerak dalam kelompok, mereka mampu mengatasi banyak tantangan, tetapi satu karakteristik fatal dari kekuatan besar menurut saya adalah kelincahan. Ini tidak dapat bergerak cepat karena komando dari satu titik akan membutuhkan waktu lama untuk melakukan perjalanan ke tempat-tempat penting dan penting dalam pasukan. Ini membuat kekuatan besar kurang gesit daripada kekuatan kecil dan kita semua tahu kecepatan adalah esensi baik dalam perang maupun bisnis. Jadi bagaimana kita menerapkan pengetahuan di atas ke bisnis, mari kita lihat.

Aplikasi Bisnis

Struktur organisasi

Bagaimana struktur perusahaan Anda? Berapa banyak departemen di sana? Di setiap departemen, berapa banyak orang di sana? Siapa yang memimpin setiap departemen? Berapa level yang ada antara kepala departemen hingga level terendah? Informasi mana yang mengalir ke departemen mana? Informasi penting harus mengalir melalui berapa level dalam hierarki sebelum dapat dipengaruhi? Ini adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda perhatikan ketika Anda meninjau struktur organisasi Anda.

Anda juga harus memutuskan apakah ada kebutuhan untuk mengatur departemen baru untuk fungsi-fungsi tertentu. Ini karena dengan setiap tambahan baru ke dalam organisasi Anda, Anda menghadapi risiko kebingungan, jika ruang lingkup tugas tidak didefinisikan dengan jelas.

Komunikasi

Aspek penting berikutnya adalah komunikasi. Seperti yang disebutkan dalam artikel saya yang lain, Anda perlu memiliki arus informasi ke departemen dan personel penting yang relevan. Tetapi ada satu cara tertentu di mana ia dapat menghambat arus informasi dan itu adalah kesalahan manusia. Misalnya, e-mail ke alamat yang salah, lupa untuk menelepon, dan tidak terjawab beberapa dokumen terlampir ketika e-mail dikirim keluar. Untuk berbuat salah adalah manusia, hal-hal seperti itu tidak dapat dihindari. Daftar periksa akan berguna di sini.

Satu hal yang perlu diperhatikan di sini adalah, organisasi Anda mungkin harus menumbuhkan struktur sedemikian rupa sehingga karyawan yang mengambil inisiatif yang tepat dihargai. Jika tidak, siapa yang ingin mengambil satu jika Anda tidak memberi mereka hadiah untuk tindakan yang benar dilaksanakan tetapi menghukum mereka ketika mereka mengambil tindakan yang salah.

Pembentukan

Sekarang di masa itu, ketika Sun Tzu menulis buku, formasi akan mengacu pada bagaimana kavaleri, infantri dan kereta diatur dan diposisikan di medan perang. Anda kemudian akan bertanya, apa 'formasi' dalam dunia bisnis? Itu berarti apa yang melibatkan orang atau departemen dalam proyek-proyek tertentu. Apakah orang-orang dengan keahlian yang saling melengkapi dan relevan di tim ini? Mungkinkah ada sejumlah konflik yang sehat sehingga strategi yang baik dapat dibuat? Itu semua bermuara pada bagaimana Anda memotong karyawan Anda, seperti potongan teka-teki jigsaw dan menghasilkan gambar terbaik yang pernah Anda lihat.